Vergunning aanvragen voor een evenement

Organiseer je een evenement? De dienst Evenementen helpt je de weg te vinden in de vele reglementen over veiligheid, mobiliteit, lawaai ...

Onderstaande informatie helpt jou ongetwijfeld bij de voorbereiding van jouw evenement.

Heb je nog bijkomende vragen, dan helpen ze jou graag verder bij de dienst Evenementen via evenementen@turnhout.be of 014 44 33 50.

Dien je aanvraag tijdig in
UGP
Geluidsnormen voor muziekactiviteiten
Drank en voeding
EHBO
Publiciteit
Aankondigingsborden
Verzekeringen
Sanitair
Materialen ontlenen
Retributiereglement
Specifieke aanvragen
Aanvraagformulier evenementen

Dien je aanvraag tijdig in via het digitaal aanvraagformulier!

occasionele evenementen in openlucht of in een tent moeten minstens 2 maanden van tevoren worden aangevraagd via het online formulier;
occasionele evenementen in gebouwen, waarvoor geen attest van brandveiligheid of een milieu- of omgevingsvergunning is afgeleverd moeten minstens 3 maanden van tevoren worden aangevraagd via het online formulier.

Het formulier geldt als officiële melding. Je moet het indienen om een vergunning of goedkeuring te krijgen. Het helpt je ook om zeker niets te vergeten.

Problemen bij het invullen? Neem gerust contact op met de dienst Evenementen.

UGP

Als je een evenement organiseert, moet je rekening houden met heel wat bepalingen van de Uniform Gemeentelijke Politieverordening (UGP).

Geluidsnormen voor muziekactiviteiten

Fuiven en andere activiteiten waarbij elektronisch versterkte muziek wordt gespeeld en waarbij de geluidssterkte meer is dan 85 dB (A), moeten vooraf worden gemeld. Het college van burgemeester en schepenen moet hiervoor toestemming geven en kan eventueel beperkende maatregelen opleggen.

Er is geen melding vereist wanneer enkel achtergrondmuziek wordt gespeeld die het wettelijke geluidsniveau niet overschrijdt.

Drank en voeding

Drank
Het is verboden alcohol te verkopen, te schenken of aan te bieden aan min-zestienjarigen. Het is ook verboden om sterkedrank te verkopen, te schenken of aan te bieden aan min-achttienjarigen.

Het is verboden sterkedrank te verkopen voor gebruik ter plaatse in occasionele drankgelegenheden op plaatsen waar openbare manifestaties plaatsvinden, tenzij je de speciale machtiging hebt van het college van burgemeester en schepenen.

Voeding
Geef per eetkraam op of voedsel met gas of elektriciteit wordt bereid of verwarmd en welke blusmiddelen voorzien zijn. Voor elke eetkraam moet je bij de uitbater zelf een attest voedselveiligheid vragen.
Herbruikbare bekers
Vanaf 1 januari 2020 is het op alle evenementen verboden om dranken te serveren in wegwerpbekers, blikjes en petflesjes. Alle informatie en tips over het gebruik van herbruikbare bekers, bestek en borden vind je hier. Bekijk het overzicht van firma's die bekers verhuren in Turnhout en hun prijzen (één jaar geldig).

EHBO

Wanneer je maximaal 1 000 bezoekers verwacht, moet je zorgen voor een voldoende uitgeruste EHBO-kit. Deze kit moet in de onmiddellijke nabijheid staan van een hulpverlener aangeduid door de organisatie.

Wanneer je meer dan 1 000 bezoekers verwacht, moet je een permanente EHBO-post hebben met personeel dat voldoet aan de vereisten voorzien in de wet van 8 juli 1964 op de dringende hulpverlening.

Publiciteit

UiTdatabank

Vergeet niet je activiteit of evenement in te voeren in de UiTdatabank. Deze website geeft een overzicht van alle activiteiten verspreid over Vlaanderen. Zo wordt jouw evenement niet enkel opgenomen in diverse perskanalen, maar verschijnt het ook automatisch op UiT in Turnhout.

Flyers

Als je je evenement wilt promoten met flyers moet je rekening houden met volgende voorwaarden:

Je dient gemeentebelasting te betalen. Een aangifte kan je indienen via dit formulier;
Je vermeldt de contactgegevens van de verantwoordelijke uitgever of organisator op de flyer of strooibiljet;
Je mag niet flyeren op de zaterdagse markt en op de zondagse antiek- en curiosamarkt aan de Warande;
Je mag folders of strooibiljetten niet achterlaten op geparkeerde voertuigen;
Je flyert altijd per twee, de 2e persoon staat in voor het oprapen van weggeworpen exemplaren.

Affiches

Je kan je evenement promoten via affiches. Breng je affiches naar de Warande (Warandestraat 42, Turnhout), minstens 1 week voor ze opgehangen moeten worden. Je mag niet zelf jouw affiches aanplakken.

Aankondigingsborden

Het college van burgemeester en schepenen staat niet meer toe om aankondigingsborden te plaatsen. Voor wegwijzers gelden strikte voorschriften.
Voor het plaatsen van aankondigingsborden en wegwijzers op gewestwegen (met N-nummer) moet je toestemming krijgen van Stad Turnhout én van het Vlaams Gewest: AWV, de Breem 5, 2350 Vosselaar, tel. 014 47 30 00.

Verzekeringen

Als organisator kun je verantwoordelijk zijn en aansprakelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen. Het is dan ook wenselijk dat je een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluit.
Gaat je activiteit door in een tent met een oppervlakte van 50 m² of meer? Dan is een verzekering voor de objectieve aansprakelijkheid in geval van brand en/of ontploffing vereist.

Zet je vrijwilligers in? Dan ben je ook wettelijk verplicht om voor hen een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten. Een verzekering lichamelijke ongevallen en rechtsbijstand voor vrijwilligers is nog niet verplicht, maar wel aan te raden.

Provincie Antwerpen biedt een gratis vrijwilligersverzekering aan. Meer info op Vlaanderenvrijwilligt.be.

Info over verzekeringen bij evenementen vind je ook op Ikorganiseer.be.

Sanitair

Hou steeds rekening met een goede hygiëne, mogelijke geurhinder, toegankelijkheid voor mindervaliden, wachttijden en de afwatering.
Stad Turnhout legt een gescheiden rioleringsstelsel aan. De riolering voor hemelwater mag niet gebruikt worden voor de afvoer van toiletten of douches. Als je toiletten of douches met afvoer gebruikt, vraag dan vooraf of de riolering hiervoor geschikt is.

Speciaal voor organisatoren van evenementen stelt OVAM de website De Groene Vent ter beschikking.

Materialen ontlenen

Alvorens allerlei zaken aan te kopen voor je evenement, kan je eerst even polsen of je jouw materiaal kan ontlenen.

Je kunt bij Stad Turnhout ook materialen lenen. In het retributiereglement vind je de tarieven en een lijst van alle beschikbare materialen.

Voor materialen zoals chronometer, megafoon … kun je terecht in de sporthal.

Je kunt ook materialen ontlenen bij de Provinciale Uitleendienst in Malle.

Het ontlenen van materiaal is niet altijd gratis. Raadpleeg het retributiereglement op het ontlenen van materialen en technische prestaties.

Materialen + logistieke ondersteuning reserveren

Raadpleeg het retributiereglement

Een vergunning is niet altijd gratis. Raadpleeg het retributiereglement voor de dossierkost, toelatingen en inname openbaar domein.

Specifieke aanvragen

Jeugdfuiven organiseren door erkende jeugdbewegingen
Organiseer je een jeugdfuif? Stad Turnhout verleent een subsidie dat specifiek gericht is op de veiligheid op jeugdfuiven.
Meer informatie en voorwaarden vind je hier: Voorwaarden en procedure
Wielerwedstrijd organiseren.
Wil je een wielerwedstrijd organiseren? Dan moet je niet enkel het evenementaanvraagformulier invullen, maar ook het document dat je hier kan vinden. Meer informatie over het organiseren van een wielerwedstrijd kan je hier vinden.

Nog meer tips…

Voor het organiseren van evenementen, fuiven en festivals kun je best even surfen naar ikorganiseer.be; vi.be en Vrijwilligerswerk.be.

Is alles duidelijk? Vul je aanvraag hier in.

Dit formulier invullen is nodig omdat voor sommige evenementen een goedkeuring vereist is van het college van burgemeester en schepenen.